Certified PDF ワークフローでは、複数のユーザーによるさまざまなPDF 文書の編集セッションが実行されます。Certified PDF 文書では、特定のセッション中に行われた全ての変更を記録できます。また PDF 文書を保存すると、変更に関するセッションごとの差分情報も同様に保存されます。
このような管理および変更方法には大きな利点があります。つまり誰がどのセッションでどのような変更を行ったかが正確に把握できます。さらに、これらの変更は「スナップショット」として表示することができます。つまりセッション終了時に保存した時点の PDF 文書の状況を確認することができます。
また、以前に行った特定の編集セッションにおける PDF 文書の状況を表示できるだけでなく、スナップショットを別の PDF 文書として保存することもできます。この手法はロールバック メカニズム と呼ばれます。PDF 文書を編集しているときに、1 回変更しただけで大きな問題が発生することがあります。変更を加えることにより望ましくない結果が生じてしまったにもかかわらず、PDF 文書を保存してしまった場合がそうです。Certified PDF ワークフローでは何の問題もありません。Certified PDF 文書を保存した場合には、 (または CTRL+Shift+s を押す) の順に選択して、以前に保存した PDF 文書の任意の状態に戻すことができます。