In einem Certified PDF-Workflow kann ein PDF-Dokument verschiedene Bearbeitungssitzungen mit verschiedenen Benutzern durchlaufen. Ein Certified PDF-Dokument kann sich alle in einer bestimmten Sitzung vorgenommenen Änderungen "merken" und die Informationen über diese Änderungen pro Sitzung ("inkrementell") beim Speichern des PDF-Dokuments speichern.
Diese Art der Verwaltung und Speicherung von Änderungen bietet einen großen Vorzug: Sie wissen genau, welche Änderungen in welcher Sitzung von welchem Benutzer vorgenommen wurden. Darüber hinaus können Sie sich diese Änderungen in Form eines "Schnappschusses" anzeigen lassen, d. h. eine Ansicht des Status eines PDF-Dokuments zum Zeitpunkt des Speicherns am Ende einer Sitzung.
Aber damit nicht genug. Sie können sich nicht nur den Status des PDF-Dokuments in einer bestimmten früheren Bearbeitungssitzung anzeigen lassen, sondern Sie können diesen Schnappschuss auch als separates PDF-Dokument speichern. Diesen Vorgang bezeichnet man als Wiederherstellungsfunktion. Beim Bearbeiten von PDF-Dokumenten haben Sie vielleicht auch schon die Situation erlebt, dass Sie eine Änderung zu viel vorgenommen und ein nicht erwünschtes Ergebnis erzielt haben, das PDF-Dokument aber auch gespeichert haben. Kein Problem in einem Certified PDF-Workflow: Sie können jeden zuvor gespeicherten Status eines PDF-Dokuments wiederherstellen, sofern Sie das Certified PDF-Dokument mit dem Befehl (oder STRG+Umschalt+s) speichern.