Mit den PDF-Bearbeitungswerkzeugen wie Enfocus PitStop Pro lassen sich ganz bequem Korrekturen an PDF-Dokumenten in letzter Minute vornehmen. Dadurch können Sie Geld und Zeit einsparen, weil Sie das PDF-Dokument nicht in der ursprünglichen Anwendung wieder neu erstellen müssen. In manchen Fällen empfiehlt es sich sogar, die erforderlichen Änderungen direkt am PDF-Dokument vorzunehmen. Mit Enfocus PitStop Pro können Sie beispielsweise globale Farbänderungen im gesamten PDF-Dokument vornehmen.
Die PDF-Bearbeitung birgt jedoch auch Risiken in sich: Sobald Sie ein PDF-Dokument bearbeiten und speichern, erstellen Sie eine Dokumentversion, die sich vom ursprünglichen mit einer Textverarbeitungs- oder DTP-Software erstellten Dokument unterscheidet. Diese Unstimmigkeiten lassen sich nur schwer verwalten und können bei der Archivierung oder späteren Neuveröffentlichung des Dokuments zu Problemen führen.
Zur Verringerung der Konsistenzprobleme in PDF-Dokumenten verfügt der Certified PDF-Workflow über einen Mechanismus zur:
Anhand dieser Informationen lässt sich ein Bearbeitungsprotokoll, d. h. ein visuell lesbarer PDF-Bericht, erstellen.
Wenn es wichtig ist, dass das PDF-Dokument mit der/den Quelldatei(en) übereinstimmt, können Sie die Quelldatei(en) anhand des Bearbeitungsprotokolls entsprechend ändern. Zur Erleichterung dieses Prozesses kann ein Certified PDF-Dokument auch einen Verweis auf die Quelldatei(en) speichern, anhand derer das PDF-Dokument erstellt wurde. Mit diesem Verweis können Sie sicherstellen, dass die Quelldatei seit dem Erstellen des PDF-Dokuments nicht bearbeitet wurde.