En un flujo de trabajo Certified PDF, un documento PDF puede pasar por distintas sesiones de edición, realizadas por diferentes usuarios. Un documento Certified PDF puede "recordar" todos los cambios realizados durante una sesión determinada, y puede guardar la información sobre estos cambios por sesión ("incrementalmente") cuando guarda su documento PDF.
Esta forma de administrar y guardar cambios cuenta con una gran ventaja: se conocen exactamente los cambios realizados en cada sesión y quién los ha realizado. Además, estos cambios se pueden presentar a usted en forma de "instantánea": una vista del estado del documento PDF cuando se ha guardado al final de una sesión.
También se puede realizar lo siguiente: no sólo es posible ver el estado del documento PDF en una determinada sesión de edición anterior, sino que también se puede guardar la instantánea como un documento PDF independiente. Esto se denomina mecanismo de recuperación. Al editar documentos PDF, puede que hayan surgido situaciones de "cambio no deseado imposible de deshacer" en las que haya realizado un cambio y, a pesar de no obtener el resultado deseado, haya guardado el documento PDF. Esto no supondría ningún problema en un flujo de trabajo Certified PDF: puede volver a cualquier estado de un documento PDF guardado anteriormente, siempre que su documento Certified PDF lo haya guardado mediante (o CTRL+Mayús+s).