En un flujo de trabajo Certified PDF, un documento PDF puede pasar por distintas sesiones de edición, realizadas por diferentes usuarios. Un documento Certified PDF puede "recordar" todos los cambios realizados durante una sesión determinada, y puede guardar la información sobre estos cambios por sesión ("incrementalmente") cuando se guarda este documento PDF.
Esta forma de administrar y guardar cambios cuenta con una gran ventaja: se conocen exactamente los cambios realizados en cada sesión y quién los ha realizado. Además, estos cambios se pueden mostrar como una "instantánea": una visualización del estado del documento PDF en el momento en el que se guardó al final de la sesión.
También se puede realizar lo siguiente: no sólo es posible ver el estado del documento PDF en una determinada sesión de edición anterior, sino que también se puede guardar la instantánea como un documento PDF independiente. Esto se denomina mecanismo de recuperación. Al editar documentos PDF, puede que hayan surgido situaciones de "cambio no deseado imposible de deshacer" en las que se haya realizado un cambio y, a pesar de no obtener el resultado deseado, se haya guardado el documento PDF. Esto no supondría ningún problema en un flujo de trabajo Certified PDF: se puede volver a cualquier estado guardado anteriormente de un documento PDF, siempre que su documento Certified PDF lo haya guardado usando el método "guardar incremental" (ver Guardar opciones).
Una instantánea es una representación visual del estado de un documento PDF en el momento en el que se guardó después de una sesión de edición. Las instantáneas se guardan para volver a una versión anterior del documento PDF. Sin embargo, no es necesario guardarlas al final de cada sesión. Simplemente puede seleccionar cualquier sesión de una lista y guardar la instantánea de la misma en cualquier etapa de flujo de trabajo.
Tenga en cuenta el siguiente ejemplo. Ha creado un documento Certified PDF en el que sólo utiliza texto negro y un color directo. El documento se ha diseñado para la impresión en offset. Sin embargo, en algún punto del flujo de trabajo, también desea imprimir el documento PDF en una prensa digital de cuatro colores y, por lo tanto, cambia el color directo por el equivalente CMYK en todo el documento. Por ejemplo, puede utilizar Enfocus PitStop Pro, para hacerlo. Esto significa que la última versión del documento PDF sólo contiene colores CMYK. Aunque también necesita volver a imprimir el documento en offset con el color directo. Sólo tiene que seleccionar una versión que aún cuente con colores planos, guardar la instantánea como un documento PDF independiente y enviar el archivo PDF a la impresora offset.
Las instantáneas de un documento Certified PDF se pueden visualizar de las siguientes formas: