Certified PDF ワークフローでは、複数のユーザーによるさまざまなPDF 文書の編集セッションが実行されます。Certified PDF 文書では、特定のセッション中に行われた全ての変更を記録できます。また PDF 文書を保存すると、変更に関するセッションごとの差分情報も同様に保存されます。
このような管理および変更方法には大きな利点があります。つまり誰がどのセッションでどのような変更を行ったかが正確に把握できます。さらに、これらの変更は「スナップショット」として表示することができます。つまりセッション終了時に保存した時点の PDF 文書の状況を確認することができます。
また、以前に行った特定の編集セッションにおける PDF 文書の状況を表示できるだけでなく、スナップショットを別の PDF 文書として保存することもできます。この手法はロールバック メカニズム と呼ばれます。PDF 文書を編集しているときに、1 回変更しただけで大きな問題が発生することがあります。変更を加えることにより望ましくない結果が生じてしまったにもかかわらず、PDF 文書を保存してしまった場合がそうです。Certified PDF ワークフローでは何の問題もありません。「増分保存」方式を使用して、Certified PDF 文書を保存した場合には、以前に保存した PDF 文書の任意の状態に戻すことができます（保存オプションを参照）。
スナップショットとは、編集セッション後の任意の時点で保存した PDF 文書の完全バックアップです。PDF 文書を以前のバージョンに戻すため、スナップショットを保存するとします。この場合、必ずしも編集セッションの後にスナップショットを保存する必要はありません。リストから任意のセッションを選択し、ワークフローの任意の段階で保存するだけです。
次の例を考えてみましょう。墨文字と特色を 1 つのみを使用して Certified PDF 文書を作成したとします。文書はオフセット印刷を想定してデザインされています。しかし、ワークフローの過程でこの PDF 文書をデジタル 4 色刷印刷でも印刷したい場合があります。そのためには、特色を対応する CMYK に変更する作業を PDF 文書全体に対して行います。たとえば、Enfocus PitStop Pro を使用してこの作業を行うこともできます。つまり、最新バージョンの PDF 文書には CMYK カラーのみが含まれていますが、この PDF 文書を、特色を使用するオフセット印刷でも印刷する必要があります。この場合、特色が含まれているバージョンを選択し、そのスナップショットを別の PDF 文書として保存してから、この PDF ファイルをオフセット プリンタに送信します。
Certified PDF 文書のスナップショットを表示する方法には、次の 2 つの方法があります。