In einem Certified PDF-Workflow kann ein PDF-Dokument verschiedene Bearbeitungssitzungen mit verschiedenen Benutzern durchlaufen. Ein Certified PDF-Dokument kann sich alle in einer bestimmten Sitzung vorgenommenen Änderungen "merken" und die Informationen über diese Änderungen pro Sitzung ("inkrementell") beim Speichern des PDF-Dokuments speichern.
Diese Art der Verwaltung und Speicherung von Änderungen bietet einen großen Vorzug: Sie wissen genau, welche Änderungen in welcher Sitzung von welchem Benutzer vorgenommen wurden. Darüber hinaus können Sie sich diese Änderungen in Form eines Schnappschusses anzeigen lassen, d.h. eine Ansicht des Status eines PDF-Dokuments zum Zeitpunkt der Speicherung am Ende einer Sitzung.
Aber damit nicht genug. Sie können sich nicht nur den Status des PDF-Dokuments in einer bestimmten früheren Bearbeitungssitzung anzeigen lassen, sondern Sie können diesen Schnappschuss auch als separates PDF-Dokument speichern. Diesen Vorgang bezeichnet man als Wiederherstellungsfunktion. Beim Bearbeiten von PDF-Dokumenten haben Sie vielleicht auch schon die Situation erlebt, dass Sie eine Änderung zu viel vorgenommen und ein nicht erwünschtes Ergebnis erzielt haben, das PDF-Dokument aber auch gespeichert haben. Kein Problem in einem Certified PDF-Workflow: Sie können jeden zuvor gespeicherten Status eines PDF-Dokuments wieder herstellen, sofern Sie das Certified PDF-Dokument mittels der "inkrementellen Speichermethode" speichern (siehe Speicheroptionen).
Ein Schnappschuss ist eine vollständige Sicherung des PDF-Dokuments zum Zeitpunkt der Speicherung am Ende einer Bearbeitungssitzung. Sie speichern einen Schnappschuss, damit Sie eine Vorgängerversion des PDF-Dokuments wieder herstellen können. Doch Sie müssen diesen Schnappschuss nicht unbedingt am Ende jeder Sitzung speichern. Sie können einfach eine beliebige Sitzung in der Liste auswählen und den zugehörigen Schnappschuss in Ihrem Workflow speichern.
Betrachten Sie das folgende Beispiel. Sie haben ein Certified PDF-Dokument erstellt, in dem Sie nur schwarzen Text und eine Sonderfarbe verwenden. Das Dokument soll auf einer Offsetdruckmaschine gedruckt werden. Zu einem bestimmten Zeitpunkt innerhalb des Workflows soll dieses PDF-Dokument jedoch auch auf einer digitalen Vierfarbdruckmaschine ausgegeben werden. Daher ändern Sie die Schmuckfarbe im gesamten PDF-Dokument in die entsprechende CMYK-Farbe. Zu diesem Zweck können Sie z.B. Enfocus PitStop Pro verwenden. Das bedeutet, dass die neueste Version des PDF-Dokuments nur CMYK-Farben enthält. Doch Sie müssen dieses PDF-Dokument auch auf einer Offsetdruckmaschine mit der Schmuckfarbe ausgeben. Daraufhin können Sie einfach eine Dokumentversion auswählen, in der die Schmuckfarbe noch vorhanden ist, den zugehörigen Schnappschuss als separates PDF-Dokument speichern und diese PDF-Datei an Ihre Offsetdruckerei weiterleiten.
Sie können Schnappschüsse eines Certified PDF-Dokuments folgendermaßen anzeigen: